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POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS PARA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.

 

Aprobada por la Asamblea de accionistas, mediante Acta No. 032 de fecha Noviembre treinta (30) de dos mil dieciséis (2016).

OBJETIVO:

Esta política tiene por fin dar aplicación a la normatividad vigente sobre prevención de actividades de LAVADO DE ACTIVOS y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO, describiendo los conceptos generales y acciones a tomar para  prevenir o evitar que MEDICINA INTEGRAL IPS S.A. pueda ser utilizada directamente o indirectamente, como instrumento  para el lavado de activo y/o canalización de recursos para actividades terroristas, o la ocultación, manejo, inversión o aprovechamiento de activos por las mismas actividades, de manera que sea aplicada por parte de todos los accionistas, empleados, contratistas, clientes, prestadores y demás  colaboradores de MEDICINA INTEGRAL IPS S.A., y así proteger a la empresa de cualquier situación que ponga en riesgo, no solo su buen nombre (riesgo reputacional), sino también la posibilidad de celebrar negocios con empresas del ámbito nacional o internacional (riesgo legal, operativo y/o de contagio).

ALCANCE:

Esta política está basada en la Ley 1121 de 2006, 1621 de 2013, 1453 de 2011, ley 1108 de 2006, ley 526 de 1999, circular externa 0009 de 21 de abril de 2016 de la Superintendencia de Salud, y demás normas concordantes,para la prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, y es aplicable para todos los empleados de la organización, así como para clientes, proveedores, prestadores y demás colaboradores, a quien se les pondrá en conocimiento esta política.

DEFINICIONES:

Se tendrán en cuenta los conceptos descritos en la Circular 0009 mencionada, algunos de los cuales transcribimos:

Lavado de activos: Conductas contempladas en el artículo 323 del Código Penal, adicionado por el artículo 8 de la ley 747 de 2002 y modificado por el artículo 16 de la ley 1121 de 2006.

Financiación del Terrorismo: Delito que comete toda personas que incurra en alguna de las conductas descritas en el artculo 345 del código penal.

Administracion de recursos relacionados con actividades terroristas: Conducta descrita en el artículo 345 del Código Penal, modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006.

Listas nacionales o Internacionales: Contienen la relación de personas y empresas que según el organismo que las publica, están vinculadas con actividades delictivas relacionadas con el lavado de activos y financiación del terrorismo (OFAC, INTERPOL, Policía Nacional, entre otras).

Alta gerencia: Personas del más alto nivel jerárquico en el área administrativa o corporativa de la entidad. Son responsables del giro ordinario del negocio de la entidad y encargadas de idear, ejecutar y controlar los objetivos y estrategias de la misma. Se incluyen al gerente general, subgerente, representante judicial, directores, revisor fiscal.

Beneficiario Final: se refiere a las personas naturales que finalmente poseen o controlan a un cliente y/o la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a las personas que ejercen el control efectivo final sobre una persona jurídica u otra estructura jurídica.

Cliente y/o contraparte: es toda persona, natural o jurídica, con quienla entidad formaliza una relación contractual o legal, sea contratista, proveedor, suministro de medicamentos e insumos, contratos de red de prestadores, compradores, y/o cualquier figura contractual que suponga inyección efectiva de recursos, como lo son los afiliados a los planes voluntarios de salud.

Debido a la obligatoriedad del aseguramiento y la prestación de servicios de salud por parte de la EPS y prestadores, no se consideran como clientes y/o contrapartes los usuarios (afiliados) de las EPS, ni los pacientes de las IPS cuyos servicios sean cancelados efectivamente por algún tipo de seguro (se incluyen los copagos, cuotas moderadoras, etc).

Oficial de cumplimiento: Máxima persona encargada del cumplimiento del SARLAFT, es un funcionario encargado de vigilar y verificar cumplimiento de los manuales y políticas de procedimiento de la empresa, así como de la implementación del SARLAFT. Es designado por la Asamblea directamente y es de segundo nivel jerárquico.

Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de la entidad y están dirigidos al oficial de cumplimiento y pueden ser efectuados por cualquier empleado o miembro de la organización, que tenga conocimiento de una posible operación intentada, inusual o sospechosa.

Operación sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o sector determinado, y además que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada.

Operación intentada: se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos por los agentes del SGSSS no permitieron realizarla.

Operación inusual: Aquélla cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los clientes y/o contrapartes, o  que, por su número, por las cantidades transadas o que por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos.

CONOCIMIENTO DEL CLIENTE: Es el conjunto de políticas y procedimientos de control de lavado de activos utilizados para conocer cierta información de los clientes con la cual se pueda determinar su identidad, actividad económica, origen de sus recursos y demás datos que permitan crear un perfil de cliente y predecir su comportamiento. Debido a la obligatoriedad del aseguramiento y la prestación de los servicios de salud por parte de las EPS y prestadores, no se consideran como clientes y/o contrapartes los usuarios (afiliados) de las EPS,

El conocimiento del cliente, es un conjunto de políticas y procedimientos usados para determinar las identidades de los titulares de las subcuentas.

CONOCIMIENTO DEL EMPLEADO: Conjunto de Políticas y procedimientos de control de lavado de activos utilizados para conocer cierta información de los empleados con la cual se pueda determinar su identidad, actividades, antecedentes, perfil económico, y demás datos que permitan detectar conflictos de interés o  actividades relacionadas con el enriquecimiento ilícito y el lavado de dinero.

El conocimiento del empleado se puede extender al grupo familiar inmediato.

LEYES Y NORMAS QUE REGULAN EL LAVADO DE ACTIVOS: Conjunto de normas que regulan en lo penal y lo administrativo el Lavado de Activos y la actuación de los sujetos obligados:

Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993, articulo 102 a 107)

Ley 190 de 1995  Ley 599 de 1999 (Código Penal)

Decreto 3420 de 2004 (Comité de Coordinación interinstitucional para el control de Lavado de Activos).

Ley 526 de 1999 (Creación de la UIAF).

Ley 1121 de 2006 (Tipifica el delito de financiación del terrorismo).

Circular Externa  061 de 2007.

Circular Externa 062 de 2008 de la Superintendencia Financiera de Colombia (en lo que sea aplicable).

Circular Externa 009 de 2016 de la Superintendencia Nacional de Salud de Colombia.

Las demás disposiciones que las adicionen, reglamenten o modifiquen.

 

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS:

 

1) Aplicar los estándares nacionales para prevención de actividades de LA/FT, implementados por la Superintendencia Nacional de Salud (SNS), dirigido al SGSSS, implementado a través del SARLAFT (Sistema de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo), leyes 1121/2006 y 1621/2013, así como los estándares internacionales que existen sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI, GAFILAT, y GAFISUD.

2) Prevenir que la IPS sea utilizada directa o indirectamente en operaciones delictivas, como son el lavado de activos y/o la financiación del terrorismo.

3) Los manuales, políticas y procedimientos relacionados con el  SARLAFT, serán de conocimiento de todos los empleados de Medicina Integral IPS S.A., para lo cual la empresa se los divulgará ampliamente y se actualizará por lo menos una vez cada año.

4) Todos los empleados de la empresa, deben dar cumplimiento a las disposiciones legales contra el lavado de dinero y financiación de terrorismo, especialmente aquellos que intervienen en la autorización, ejecución y revisión de las operaciones que involucran recursos financieros.

5) Exigir de los contratistas, proveedores, clientes (Cliente o contraparte), el suministro de información idónea de identificación de los mismos y de procedencia de fondos, por lo que se les pondrá en conocimiento las políticas, manuales y procedimientos relacionados con el SARLAFT.

6) Obligatoriedad del Gerente, subgerente, Directores, Coordinador administrativo de Clínica la Ermita de Cartagena, coordinadoras administrativas, coordinador de contratación, coordinador de compras, de realizar la debida diligencia de conocimiento del cliente o contraparte y de la procedencia de sus fondos, para lo cual se comprometen a poner al servicio de la empresa su experiencia y buen criterio, a fin de evitar seamos utilizados para el LA/FT. Por lo que no se podrán celebrar negocios contractuales con dichas empresas o personas, sin haber agotado el proceso de debida diligencia que se establece.

7) Promover que las empresas o personas con las que se celebren contratos o negocios, en calidad de clientes/contraparte, tengan sanas prácticas comerciales y/o código de buen gobierno, en donde incluyan políticas referentes a que no permitirán que sean utilizadas para actividades delictivas, particularmente de lavado de activos y/o de financiación de terrorismo.

8) En toda actividad o transacción sospechosa detectada, se deben cumplir y adoptar las medidas apropiadas  con el fin de informar al Oficial de Cumplimiento, y enviar los informes a los entes competentes, de ser el caso.

9) Los servidores de Medicina Integral IPS S.A. deben guardar la reserva de la información reportada conforme lo establece la ley. Los procedimientos de prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo son de carácter confidencial y reservados y, en consecuencia, no se dará a conocer a los clientes ni a terceros información alguna sobre los procedimientos de control y análisis que se practican a sus operaciones, ni los informes correspondientes que se envíen a las autoridades competentes. Esta información la maneja exclusivamente el Oficial de Cumplimiento y su Unidad.

10) Las personas o empresas que deseen contratar con nuestra empresa, deben ser sujetos de una verificación previa para establecer si pretenden a través de su relación con el Medicina Integral PS S.A. lavar activos o financiar el terrorismo.

11) La no aplicación de las políticas sobre LA/FT u omisión por parte de los empleados, accionistas, de la empresa, de las disposiciones e instrucciones contenidas en este manual y en todas las normas que regulan la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, dará lugar a medidas de carácter disciplinario contenidas en la ley 734 de 2003 y la terminación del vínculo laboral, lo cual se incluye en el reglamento interno de trabajo como causal grave. Ello, sin perjuicio a las sanciones de tipo penal  o las sanciones y multas a las que podría hacerse acreedora la empresa o las personas/empleados involucrados, pues cualquier operación determinada como relacionada con este riesgo, deberá ser reportada a las autoridades competentes.

12) Los principios contenidos en el Código de Ética y Buen Gobierno, de la entidad son concurrentes con la operación del SARLAFT.

13) El SARLAFT entregará información oportuna para atender los requerimientos internos y de los órganos de control, por lo que su atención es prioritaria.

14) Los órganos de administración y control, el Oficial de Cumplimiento y en general todos los empleados deben asegurar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente manual así como los reglamentos internos y demás normas relacionadas con el SARLAFT.

15) Relación directa con los clientes El Gerente General y los demás funcionarios y empleados de la sociedad comisionista, que tengan una relación directa o indirecta con los clientes o usuarios, estarán obligados a aplicar las medidas de control y los procedimientos señalados en el manual, dirigidos a evitar que en la ejecución de las diferentes transacciones, se pueda llevar a cabo cualquier operación de lavado de activos o actividades dirigidas a financiar el terrorismo.

 

PROHIBICIONES:

MEDICINA INTEGRAL IPS S.A., no inicia relaciones comerciales con las siguientes personas:

a) Con quienes se tenga conocimiento que se encuentran involucrados en operaciones sospechosas de actividades ilícitas o delictivas o que figuren registrados en las Listas vinculantes, Lista OFAC e Internas.

b) Con quienes se tenga conocimiento o indicios serios que puedan estar vinculados al tráfico de estupefacientes o sustancias psicotrópicas, al tráfico de armas, al secuestro extorsivo, enriquecimiento ilícito, terrorismo o cualquier otro delito penalizado por las leyes colombianas.

c) Con clientes que se rehúsen a suministrar información sobre su actividad económica, domicilio, profesión o declaración voluntaria del origen de fondos, o presenten información falsa o de difícil verificación.

d) Personas naturales o jurídicas respecto de las cuales no se pueda establecer suficientemente su identificación.

e) Con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento público de su intervención en actividades delictivas o no se tenga plena claridad sobre su solvencia moral y económica.

 

ASPECTOS GENERALES Y SEÑALES DE ALERTA:

Para dar cumplimiento a la Circular 009 de 2016, emanada de la Superintendencia Nacional de Salud, se deben implementar mecanismos que permitan identificar, controlar o evitar situaciones que generen riesgos de lavado de activos y/o financiación del terrorismo, en las operaciones, negocios o contratos que realice la IPS.

Se elabora Manual que incorpora las directrices para dar cumplimiento a la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, manual que deberá ser difundido y conocido por todos los empleados y socios de Medicina Integral IPS S.A., así como el cliente externo.

MEDICINA INTEGRAL IPS S.A., como ente vigilado del sector salud, está llamada a adoptar medidas de prevención, detección y control de lavado de activos. De manera que tanto a nivel de cliente directos o indirectos, se logre mantener la transparencia, confianza y seguridad en el mercado mismo.

Se determinan, conforme a la ley, como riesgos asociados, los siguientes: Riesgo asociado: legal, reputacional, operativo y de contagio, por lo que una vez identificados, se toman medidas para su prevención y control, conforme al Manual y procedimientos.

 

CLAUSULA DE PREVENCIÓN EN CONTRATO.

Cualquier persona natural o jurídica que se vincule o contrate con MEDICINA INTEGRAL IPS S.A., de manera directa o indirecta, deberá aceptar cláusula contractual en que afirme que no guarda relación ni tiene antecedentes relacionados con lavados de activos o financiación del terrorismo o delitos conexos, y permitirá la consulta en las listas restrictivas, ONU, peps, y demás listas vinculantes.

Si los miembros de la junta directiva, los directores, administradores, o coordinadores se encuentran reportados por las listas de la naciones unidas, la OFAC, o cualquier lista restrictiva o vinculante, o indiciados en alguna investigación penal relacionada con el LA/FT, o reportados ante la SUPERSALUD o supersociedades, por las mismas causas, será considerado causal de remoción inmediata de su cargo sin lugar a indemnización alguna.

Si cualquier contratista de Medicina Integral IPS S.A. se vincula se encuentra reportado a la lista de las naciones unidas, ofac, listas vinculantes o restrictivas o está reportado ante los entes de control, o tiene investigación penal por esta causa, dará lugar a que no se celebre el contrato, o si está en curso, se de por terminado sin indemnización  y con el reembolso de las sumas pagadas por parte de Medicina Integral IPS S.A.

Los empleados que deban controlar o prevenir la ocurrencia del riesgo,  y que omitan dicho deber, será motivo de terminación del contrato por falta grave, que se incorpora al reglamento interno y a los contratos.

RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACION DEL RIESGO SEGÚN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.:

 

1. Asamblea general de socios. Encargado de aprobar la política del Sarlaft, así como el Manual y parámetros para su implementación al interior de la empresa. El oficial de cumplimiento rendirá cuenta a este órgano en informes trimestrales.

2. Junta Directiva: Encargado de dar cumplimiento a la implementación del Sarlaft y vigilar el cumplimiento de los manuales y procedimientos.

3. Gerente y Subgerente: Encargados de suministrar los medios físicos y tecnológicos requeridos para  la implementación y cumplimiento del sarlaft y vigilar su cumplimiento.

4. Oficial de Cumplimiento:Funcionario encargado de vigilar y verificar cumplimiento de los manuales y políticas de procedimiento de la empresa, así como de la implementación del SARLAFT

5. Coordinadoras administrativas: Encargados de aplicar el manual y políticas de procedimiento en una primera instancia, cuando gestionen red de prestadores y cualquier servicio por parte de proveedores.

6. Coordinadora de contratación o subdirectores administrativos. Encargada de aplicar el manual y las políticas de procedimiento en primera instancia al serle informada de la gestión contractual, tanto con EPS, clientes, proveedores, contratistas, prestadores, y en general cualquier persona natural o jurídica que se pretenda celebre contrato con Medicina Integral IPS S.A. Deberá obtener aval previo

7. Coordinador o líder de compras: Encargada de aplicar el manual y las políticas de procedimiento en primera instancia al realizar gestión contractual con  cualquier persona natural o jurídica que se pretenda celebre contrato con Medicina Integral IPS S.A. para proveer servicios o cosas. Deberán obtener aval de oficial de cumplimiento antes de contratar.

8. Dirección Financiera: Encargada de aplicar el manual y las políticas de procedimiento cuando llegue a su conocimiento cualquier gestión contractual por parte de las diversas áreas. Deberá verificar que el contratista tiene aval del oficial de cumplimiento, para tramitar pagos o anticipos.

9. Coordinador contabilidad: Deberá monitorear el cumplimiento del manual y políticas del sarlaft en lo que sea de su conocimiento.

10. Director de talento humano: Encargada de aplicar  el manual y las políticas de procedimiento del Sarlaft al vincular al personal. Deberá obtener aval del oficial de cumplimiento antes de contratar.

11. Todos los empleados que de manera directa deban gestionar contratos.